Conserver des archives dans un garde-meubles : une bonne idée ?

Malgré l’ère du digital, l’archivage de documents est une préoccupation pour bon nombre d’entreprises. Qui dit archivage dit documents produits ou reçus par une organisation tout au long de son existence. Ces documents – en format papier pour la quasi-totalité d’entre eux – témoins de l’activité économique et sociale de la société –, se doivent d’être conservés avec soin.

En quoi l’archivage de documents est-il important pour une entreprise ?

Archiver ses documents, c’est bien plus que les mettre dans un coin. C’est ranger, classer, conserver dans un souci d’efficacité. Les avantages de cet exercice minutieux sont nombreux : cela permet non seulement de maintenir les documents de l’entreprise en bon état, mais aussi de les retrouver facilement. En cas de demande externe, par exemple lors de contrôles fiscaux, il est essentiel de pouvoir consulter ou restituer ces documents rapidement.

Si l’archivage semble simple en apparence, il peut vite devenir complexe si certaines règles ne sont pas respectées, en particulier en ce qui concerne le rangement et le stockage. Chaque entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d’activité, doit gérer ses documents mis de côté de manière rigoureuse. Pour cela, il faut prendre en compte :

• Le traitement des documents : depuis leur création jusqu’à leur destruction.
• La conservation : il s’agit de s’assurer que les archives sont conservées dans de bonnes conditions pour éviter toute dégradation ou perte accidentelle pendant toute la durée légale de conservation.
• L’accessibilité : les archives doivent être facilement accessibles et disponibles pour consultation ou restitution rapide.

Pendant combien de temps les entreprises doivent-elles conserver leurs archives ?

Sur son site, le ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique présente le détail des délais de conservation des documents d’entreprise.

Durées légales de conservation par catégorie de documents :

Documents civils et commerciaux :

• Contrats commerciaux, documents bancaires, transport de marchandises : 5 ans.
• Déclarations en douane : 3 ans.
• Contrats électroniques (à partir de 120 €) : 10 ans depuis la livraison/prestation.
• Contrats d’acquisition ou de cession immobilière : 30 ans.

Documents comptables :

• Livres, registres comptables et pièces justificatives (factures, bons de commande, etc.) : 10 ans.

Documents fiscaux :

• Livres, registres et autres documents fiscaux : 6 ans. Cela couvre entre autres l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, TVA, etc.

Documents sociaux (pour sociétés commerciales) :

• Statuts : 5 ans depuis la radiation de la société du RCS.
• Documents du compte annuel (bilan, compte de résultat, etc.) : 10 ans.
• Documents comme les feuilles de présence, rapports du gérant, etc. : Conserver ceux des trois derniers exercices.

Documents de gestion du personnel :

• Bulletins de paie, contrats de travail, déclarations d’accident, etc. : 5 ans.
• Documents sur charges sociales et taxe sur les salaires : 3 ans.
• Comptabilisation des horaires des salariés, heures d’astreinte, etc. : 1 an.

Important : Ne pas respecter ces durées peut entraîner des sanctions. Par exemple, ne pas conserver certains documents fiscaux peut aboutir à une amende de 10 000 €.

Astuce : Pour connaître la durée spécifique de conservation d’un document, consultez le simulateur sur entreprendre.service-public.fr.

Le garde-meuble : une solution optimale pour conserver vos archives

Pour de nombreux professionnels et entreprises, la conservation des archives peut rapidement devenir un casse-tête logistique. Les documents prennent de la place, parfois une pièce entière, ne faisant qu’ajouter à l’encombrement des locaux. Face à ce défi, stocker ses archives chez un prestataire externe se présente comme une solution judicieuse.
Si l’idée de stocker vos archives à l’extérieur vous séduit, optez pour un box dans un centre de self-stockage. C’est une solution qui allie praticité et sécurité. À Paris par exemple, Diadem Déménagements vous propose un espace de stockage sécurisé, de 8 à 12 m3,dans lequel vos archives seront conservées dans des conditions optimales.

Si l’archivage est une nécessité pour votre entreprise, le choix du lieu de stockage l’est tout autant. Le garde-meubles est une solution adaptée aux besoins des professionnels, alliant sécurité, accessibilité et optimisation de l’espace.