Rétroplanning d’un déménagement d’entreprise réussi

Le déménagement d’entreprise est un processus complexe qui nécessite une planification minutieuse. Il est également une bonne occasion de mettre les collaborateurs à contribution et les faire participer au process. Déménagements Diadem vous présente les étapes essentielles pour réussir votre déménagement professionnel !

Un déménagement est une étape majeure dans la vie d’une entreprise. Changer de local pour avoir plus de place, pour bénéficier d’un meilleur emplacement, pour se rapprocher de ses clients… quelle que soit la raison de se relocaliser, déménager une entreprise n’est pas une mince affaire ! L’organisation et la planification sont donc indispensables pour garantir le bon déroulement de l’opération.

Désigner un responsable

Avant toute chose, quelle que soit la taille de l’entreprise, il est important de confier la responsabilité du déménagement d’entreprise à une personne ou à une équipe. Responsable RH ? Assistant(e) de direction ? Volontaires ? À vous de désigner la ou les personnes qui s’occuperont du planning, de la logistique et du bon déroulement des opérations.

Définir le calendrier de déménagement

Bien évidemment, la première chose à faire est de définir la date du déménagement. Cette dernière doit être choisie avec soin, en tenant compte des périodes de forte activité de l’entreprise, afin de minimiser l’impact sur la productivité. Une fois la date fixée, il faut travailler à rebours pour établir le calendrier des différentes étapes du déménagement.

Les dates à éviter pour un déménagement d’entreprise réussi

Choisir la bonne période pour un déménagement d’entreprise est essentiel pour que les choses se passent bien. Parmi les dates à éviter :

• Les périodes de forte activité : évitez de déménager pendant les périodes où votre entreprise est au maximum de ses capacités. Par exemple, un commerce aura tout intérêt à éviter les périodes de fin d’année, comme un cabinet comptable choisira de déménager en dehors de la saison des impôts.
• Les vacances scolaires : les périodes de vacances scolaires, en particulier l’été, peuvent être problématiques, car de nombreux employés peuvent être en vacances ou prendre des congés pour s’occuper de leurs enfants. Pensez-y !
• Les jours fériés : évitez les jours fériés. En plus du fait que de nombreux employés peuvent ne pas être disponibles, les services de déménagement peuvent également être plus coûteux pendant ces périodes.
• Les fins de mois ou de trimestres : ces périodes sont souvent chargées pour de nombreuses entreprises, avec des rapports à terminer et des objectifs à atteindre. Il est préférable d’éviter de déménager à ces moments-là.
• Les week-ends : si votre entreprise fonctionne à plein temps, c’est-à-dire cinq jours par semaine, le week-end peut sembler être un bon moment pour déménager. Cependant, gardez à l’esprit que les services de déménagement peuvent facturer plus cher pour les week-ends.

6 à 12 mois avant le déménagement

À ce stade, il est important de commencer à élaborer le plan de déménagement. Il faut penser à la recherche d’un nouvel emplacement, la négociation du bail, et l’évaluation des besoins en termes de surface et d’aménagement. Il faudra également prévoir un budget pour le déménagement et les éventuels travaux à effectuer dans le nouveau local.

3 à 6 mois avant le déménagement

Durant cette période, il est essentiel de détailler le plan de déménagement et de commencer à trier et à archiver les documents et le matériel. C’est également le moment de choisir une entreprise de déménagement spécialisée en transfert d’entreprise et de lui communiquer le plan de déménagement. N’hésitez pas à solliciter plusieurs entreprises pour comparer les offres et les devis.

1 à 3 mois avant le déménagement

Il s’agit maintenant de préparer le personnel à l’idée du déménagement. Communiquez régulièrement sur l’avancement du projet et organisez une visite des nouveaux locaux si possible. C’est également le moment de commencer à emballer le matériel moins utilisé et de planifier l’interruption des services (internet, électricité, etc.) au local actuel.

1 mois avant le déménagement

Dernière ligne droite ! Finalisez les détails du plan de déménagement avec l’entreprise choisie et vérifiez que tous les services nécessaires seront bien disponibles dans le nouveau local à la date prévue. Continuez à communiquer avec le personnel pour minimiser l’impact sur leur travail.

Le jour J

Assurez-vous que tout le monde sait ce qu’il doit faire et veillez à ce que l’entreprise de déménagement ait accès à tous les locaux. Une fois le déménagement terminé, vérifiez que tout a été correctement déplacé et installé avant de reprendre le travail.

Un déménagement d’entreprise réussi est le résultat d’une planification minutieuse et d’une bonne communication. En respectant ces étapes et en élaborant un rétroplanning détaillé, vous minimiserez les perturbations et assurerez une transition en douceur vers votre nouveau lieu de travail.