Déménagement d’entreprise : Étape 3 sur 3 (Transport et organisation)

Diadem Déménagement vous présente le troisième et dernier volet d’une série consacrée au déménagement d’entreprise. Après la planification, l’emballage et la préparation des affaires à déménager, nous abordons ici le transport et l’organisation. Que faut-il prévoir ? Comment communiquer pour que tous les collaborateurs soient à l’unisson ? Voici des conseils utiles pour les entreprises qui déménagent en France ou à l’étranger.

L’étiquetage des cartons : pour mieux s’y retrouver le jour J !

Au fur et à mesure que les affaires sont emballées, qu’il s’agisse d’accessoires de bureau ou de dossiers et de livres, il est important de les étiqueter pour qu’ils retrouvent facilement leur place lors de leur arrivée dans le nouveau local. Il existe plusieurs systèmes d’étiquetage : lettres et chiffres, couleurs et formes… le plus important est de permettre aux déménageurs, ainsi qu’aux collaborateurs de l’entreprise de facilement retrouver leurs affaires pour ne pas perdre de temps après le déménagement et reprendre leurs activités rapidement.

La communication auprès des salariés pour éviter le chaos

Toute entreprise qui déménage, même dans les meilleures conditions possibles, suscite des questionnements de la part des salariés. Ceci est tout à fait normal ! Le jour J, ces questions se font plus nombreuses encore. C’est pour cette même raison qu’il est important de prévoir les choses en amont, afin que chacun soit bien informé et sache précisément ce qui est attendu de lui. Faites savoir à tout le monde :

• La date et l’adresse des nouveaux bureaux ou locaux professionnels
• L’endroit où ils doivent être le jour du déménagement : par exemple, dans le nouveau bâtiment, un plan d’accès pourra être utile, au même titre que les codes nécessaires pour pénétrer dans les locaux ;
• Ce qu’il doit faire, en particulier en matière d’emballage, d’étiquetage et le déballage ;
• Les principales caractéristiques du nouvel espace ;
• Le temps imparti pour le déménagement et les éventuelles consignes pour éviter les débordements

Services publics : dès le premier jour, tout doit fonctionner !

Est-il nécessaire de le préciser ? Pour l’entrée de vos collaborateurs en entreprise dans les meilleures conditions après un déménagement, il faut vous assurer du raccord de tous les services publics et de leur transfert de l’ancien bâtiment vers le nouveau.
Téléphone, électricité, Internet, eau : les contrats prennent fin dans l’ancienne entreprise… et l’alimentation doit s’effectuer dès le premier jour dans le nouveau local.

Création d’un comité de déménagement

Même si tout semble se passer à la perfection avant et pendant le déménagement, il vous faudra, le jour J, assurer un suivi et contrôler les opérations.

Chacun sait-il ce qu’il faut faire ? Y a-t-il des questions auxquelles vous pouvez répondre ? Selon la taille de votre entreprise, n’hésitez pas à déléguer certaines tâches, y compris celle du contrôle et de la vérification. La création, par exemple, d’un petit comité de déménagement, permettra à plusieurs personnes d’avoir les clés et les réponses en amont, mais également le jour du déménagement. Cette pratique permet également de minimiser les risques, la sécurité de chacun étant importante, surtout lors d’un déménagement d’entreprise !