Déménagement d’entreprise : Etape 1 sur 3 (planification)

Le déménagement d’une entreprise ou d’un local professionnel nécessite une préparation en amont. Avant d’intégrer des bureaux flambant neufs, il faut prévoir, organiser et gérer le déménagement. Le déménagement d’entreprise fait partie des activités proposées par Diadem Déménagements. Suivez nos conseils, avec la première de trois étapes à suivre : la planification.

Planifiez votre déménagement de 6 à 12 mois avant le jour J

De 6 à 12 mois avant le déménagement d’entreprise, il s’agit de planifier au maximum. Définissez un endroit dans lequel vous pourrez travailler et vous réunir avec un groupe de collègues pour réaliser votre déménagement d’entreprise.
Il s’agit d’abord de déterminer où et comment enregistrer et organiser toutes les notes, les documents, les listes de choses à faire et autres éléments liés au déménagement. Centralisez ces données pour être plus efficace, sur Google Drive par exemple.

Organisez les documents de bureau

Dossiers importants, archives, contrats, accords, documents commerciaux… Il s’agit d’organiser méthodiquement les documents de bureau.

Annoncez le déménagement à vos équipes

Dans un courriel détaillé ou un bulletin d’information, présentez les grandes lignes du déménagement à vos collaborateurs.
L’annonce doit être complète, quel que soit le format choisi. La communication doit dire aux salariés tout ce qu’ils ont besoin de savoir. Chacun doit comprendre l’impact du déménagement sur son activité et son poste.
Si vous maîtrisez déjà tous les éléments de la phase suivante, c’est-à-dire après le déménagement, indiquez également :
– Le nom et l’adresse du nouveau lieu où sera implantée l’entreprise
– La (les) date(s) du déménagement
– Les principales caractéristiques des nouveaux locaux
– Les raisons qui expliquent le besoin pour l’entreprise de déménager
– Les tâches à réaliser par chacun, le cas échéant
– Les informations à venir
Suite à cette phase initiale, il s’agit de communiquer aux salariés de manière régulière pour les tenir informés du suivi du déménagement.

Impliquez vos collaborateurs

Une fois l’annonce émise, attendez quelque temps avant de demander l’avis de vos collaborateurs. Ils ont peut-être des questions sur certains aspects du déménagement voire même des inquiétudes. De l’évolution de l’espace de travail aux besoins en équipement, il vous faudra prévoir des réponses adéquates et personnalisées.
Certains dirigeants d’entreprise choisissent, pour impliquer leurs collaborateurs dans le processus de déménagement, envoyer une enquête à leurs collaborateurs. D’autres organisent des réunions individuelles… tout dépend de la taille de votre entreprise.

Planifiez le budget et le processus d’achat

Vous aurez besoin de budgéter votre déménagement d’entreprise. Pour ce faire, il vous faut obtenir plusieurs devis. Ceci vous permettra notamment d’établir les grandes lignes directrices concernant les achats liés au déménagement de votre entreprise.
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Cette étape vous aidera à envisager le processus de déménagement d’entreprise ou de local professionnel. Par exemple, si vous avez besoin d’une équipe de trois personnes pour approuver les achats et contrats, il sera peut-être nécessaire de prévoir un délai supplémentaire pour gérer toutes les tâches liées aux achats.

Faites l’inventaire

Des petites fournitures aux gros volumes, il faut maintenant dresser des listes d’inventaire de toutes les choses, petites et grandes. Faites deux listes :
– Les objets que vous emportez
– Les choses que vous laissez derrière
Pour faire simple, dressez des listes qui mettront en lumière certains besoins auxquels vous pourriez ne pas penser… Par exemple, le déménagement de vos bureaux implique-t-il une refonte complète du design ? Allez-vous laisser derrière vous les poubelles et autres tableaux magnétiques ? Devrez-vous en acheter pour qu’ils soient en phase avec le design de vos nouveaux bureaux ?
Si vous déménagez avec un petit budget, un inventaire vous rappellera combien il est important de faire le tour de tous les placards…

Désignez des responsables pour gérer votre déménagement d’entreprise

Déménager est difficile : qu’il s’agisse d’un déménagement personnel comme d’un déménagement professionnel. Désignez des responsables qui élaboreront des plans complets pour gérer les flux de travail et les tâches à accomplir tout au long du processus de déménagement. Ils veilleront à respecter les dates butoirs et les échéances.

Trouvez des volontaires

N’essayez pas de tout faire seul… Dans votre entreprise, certains collègues seront certainement ravis de pouvoir aider. Parmi les tâches à déléguer :
– La planification
– L’emballage
– Le déballage
– L’organisation
– L’aménagement et la décoration des nouveaux bureaux

Déménagement d’entreprise à Paris, en Ile-de-France, en France ou à l’étranger ? Diadem Déménagement le réalise pour vous. Contactez-nous pour demander un devis.